This Privacy Policy explains how Hexa Strategies ("Hexa," "we," "us," or "our") collects, uses, stores, shares, and protects your information when you visit hexastrategies.com (the "Site"), request a free diagnosis, communicate with us by phone, SMS, WhatsApp, or email, or use our marketing and revenue-infrastructure services (the "Services").
By using the Site or the Services, you agree to the practices described here. If you do not agree, please do not use the Site or the Services.
1. Information We Collect
Information you give us
We collect the information you voluntarily provide when you submit a form, book a diagnosis call, call or text us, message us on WhatsApp, or otherwise contact us. This may include:
- Full name and role
- Company or trade name
- Mobile and landline phone numbers
- Email address
- Approximate monthly or annual revenue, service area, and trade
- Details about your current marketing, sales process, and goals
- Communication preferences, including SMS and WhatsApp consent
Information collected automatically
When you visit the Site we may automatically collect technical data such as IP address, device and browser type, operating system, referring URL, pages viewed, and time on page. This is collected through cookies and similar technologies described in Section 7.
Information from third parties
We may receive your information from advertising and lead platforms you interact with (for example, lead forms on Meta or Google), from referral partners, or from public business records.
Client data we process on our clients' behalf
When you engage Hexa as a service provider, we may access and process data belonging to your business — including your leads, contacts, CRM records, and advertising accounts — strictly to deliver the Services you contracted. In that context we act as a service provider or processor: the data remains yours, we do not use it for our own marketing, and we do not sell it. Our handling of that data is governed by your service agreement with us and by this Policy.
2. How We Use Your Information
- Respond to your inquiry and prepare your free diagnosis or proposal
- Schedule, confirm, and remind you of calls and meetings
- Deliver, operate, and support the Services you contracted
- Send administrative and transactional messages about your account, campaigns, reports, and invoices
- Send marketing or promotional messages where you have separately consented
- Process contracts, invoices, and payments
- Improve the Site, our Services, and our customer experience
- Comply with legal, tax, and accounting obligations
- Detect, prevent, and address fraud, abuse, or security incidents
3. SMS / Text Messaging and Mobile Information
This section applies specifically to text messages (SMS and MMS) sent to or from Hexa Strategies.
Consent and opt-in
We send text messages only to people who have expressly opted in. You may opt in by:
- Checking the SMS consent box on a form on our Site
- Providing your mobile number and agreeing to be contacted by text when you request a diagnosis
- Texting us first at our published messaging number
- Giving verbal or written consent to a member of our team
Consent to receive text messages is not a condition of purchasing any product or service from us. Transactional and promotional consent are collected separately: opting in to appointment and account messages does not opt you in to marketing messages.
Types of messages you may receive
- Confirmation and follow-up on the diagnosis or information you requested
- Appointment scheduling, confirmations, reminders, and rescheduling
- Onboarding steps and information we need from you
- Campaign, reporting, and account status updates
- Billing and payment notices
- Customer support responses
- Promotional offers and news — only if you separately opted in to marketing messages
Message frequency
Message frequency varies and depends on your stage in our process and how often you interact with us. Recurring messages may be sent.
Message and data rates
Message and data rates may apply. Contact your wireless carrier for details about your text and data plan.
How to opt out (STOP)
You may cancel text messages at any time by replying STOP to any message you receive from us. After you send STOP we will send one final message confirming that you have been unsubscribed, and you will receive no further text messages from us. If you change your mind, you can opt in again the same way you did the first time.
How to get help (HELP)
Reply HELP to any message for assistance, or contact us at sales@hexastrategies.com or +1 (877) 565-4911.
Carrier liability
Wireless carriers are not liable for delayed or undelivered messages.
Age requirement
You must be at least 18 years of age to opt in to our messaging program. By opting in you represent that you are 18 or older and that you are the subscriber of, or are authorized to use, the mobile number you provide. If your number changes or is reassigned, please notify us promptly.
Strict no-sharing policy for mobile opt-in data
No mobile information will be shared with third parties or affiliates for marketing or promotional purposes. Information sharing with subcontractors and vendors that provide support services on our behalf — such as customer service, scheduling, and messaging platforms — is permitted solely to operate our messaging program.
All of the categories described in this Privacy Policy exclude text messaging originator opt-in data and consent; this information will not be shared with any third parties.
We do not sell, rent, or lease your mobile phone number or your SMS consent to anyone.
4. WhatsApp Messaging
Where available, we may communicate with you through WhatsApp Business. We send WhatsApp messages only to people who have opted in or who have started a conversation with us on WhatsApp.
- You may opt out at any time by replying STOP, by blocking our number in WhatsApp, or by asking us in writing to stop messaging you.
- WhatsApp is operated by Meta Platforms, Inc. Your use of WhatsApp is also subject to WhatsApp's own terms and privacy policy.
- The no-sharing commitments in Section 3 apply equally to WhatsApp opt-in data and consent.
5. How We Share Your Information
We do not sell or rent your personal information. We share it only in these limited cases:
- Service providers: Vendors that perform functions on our behalf — our CRM and messaging platform, scheduling tools, analytics, hosting, and payment processors. They may use your information only to perform services for us.
- Advertising platforms: Where you are an existing contact and applicable law permits, we may use platform tools to measure and improve our own advertising. We never provide these platforms with your SMS or WhatsApp opt-in data or consent.
- Professional advisors: Accountants, attorneys, and insurers, where reasonably necessary.
- Legal compliance: Where required by law, subpoena, court order, or governmental request, or to protect our rights, property, or safety, or that of our clients or the public.
- Business transfers: In connection with a merger, acquisition, financing, or sale of all or part of our business, subject to the protections in this Policy.
In every case, this sharing excludes text messaging originator opt-in data and consent, which is never shared with third parties for marketing or promotional purposes.
6. Automated Communications and AI Assistance
We use automated systems, including AI-assisted chat, SMS, and voice agents, to answer inquiries, qualify requests, and schedule appointments. Calls may be recorded or transcribed for quality and record-keeping purposes where permitted by law, and you will be notified when required. You may ask to speak with a human at any time, and you may request human review of any automated decision that materially affects your account.
7. Cookies, Analytics, and Advertising
We use cookies and similar technologies to operate the Site, remember preferences, and measure Site and advertising performance. We use Google Tag Manager and Google Analytics, and we may use advertising measurement tools from Meta and Google. Most browsers let you refuse or delete cookies in their settings; if you disable cookies, some parts of the Site may not work properly.
8. Data Retention
We keep your personal information only as long as necessary for the purposes described in this Policy, including servicing your account and complying with legal, tax, and accounting obligations. When we no longer have a legitimate business need to process it, we delete or anonymize it. Records of opt-out requests are retained as long as necessary to honor those requests.
9. Data Security
We use reasonable technical and organizational measures designed to protect personal information against unauthorized access, disclosure, alteration, and destruction. However, no method of transmission or storage is completely secure, and we cannot guarantee absolute security.
10. Children's Privacy
The Site and Services are intended for business owners and adults. We do not knowingly collect personal information from anyone under 18. If we learn we have collected such information, we will delete it promptly.
11. Your Privacy Rights
Wherever you live, you may:
- Request access to the personal information we hold about you
- Request correction of inaccurate personal information
- Request deletion of your personal information, subject to legal and contractual retention requirements
- Request a portable copy of the information you provided to us
- Withdraw consent to marketing emails, SMS, or WhatsApp at any time
- Opt out of profiling or targeted advertising based on your personal data
Hexa Strategies is based in the Commonwealth of Virginia. Residents of Virginia have these rights under the Virginia Consumer Data Protection Act (VCDPA), and residents of other states may have comparable rights under their own laws. We extend these rights to all of our customers regardless of where they live. We do not sell personal data.
To exercise a right, contact us using the details in Section 14. We will verify your identity before responding and will respond within the time required by applicable law. If we decline your request, you may appeal by replying to our decision; we will respond to the appeal in writing. We will not discriminate against you for exercising any privacy right.
12. Do Not Track
Some browsers offer a "Do Not Track" (DNT) setting. Because no uniform industry standard for responding to DNT signals has been adopted, our Site does not currently respond to DNT signals.
13. International Users
We are based in the United States and also work with clients and partners in Latin America. If you contact us from outside the United States, you understand that your information will be transferred to, stored in, and processed in the United States, where privacy laws may differ from those in your country.
14. Contact Us
For questions about this Policy, to exercise a privacy right, or to change your communication preferences:
15. Changes to This Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. The updated version will show a revised "Last Updated" date and takes effect as soon as it is posted. Where required by law, we will notify you of material changes.
Política de Privacidad
Esta Política de Privacidad explica cómo Hexa Strategies ("Hexa", "nosotros") recopila, usa, almacena, comparte y protege tu información cuando visitas hexastrategies.com (el "Sitio"), solicitas un diagnóstico gratis, te comunicas con nosotros por teléfono, SMS, WhatsApp o email, o utilizas nuestros servicios de marketing e infraestructura de revenue (los "Servicios").
Al usar el Sitio o los Servicios aceptas las prácticas descritas aquí. Si no estás de acuerdo, por favor no uses el Sitio ni los Servicios.
1. Información que Recopilamos
Información que nos entregas
Recopilamos la información que nos das voluntariamente cuando envías un formulario, agendas una llamada de diagnóstico, nos llamas o escribes por SMS o WhatsApp, o nos contactas de cualquier otra forma. Puede incluir:
- Nombre completo y cargo
- Nombre de la empresa
- Números de teléfono móvil y fijo
- Correo electrónico
- Facturación mensual o anual aproximada, zona de servicio y oficio
- Detalles sobre tu marketing actual, proceso de ventas y objetivos
- Preferencias de comunicación, incluido tu consentimiento para SMS y WhatsApp
Información recopilada automáticamente
Cuando visitas el Sitio podemos recopilar automáticamente datos técnicos como dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, sistema operativo, URL de referencia, páginas vistas y tiempo en página, mediante cookies y tecnologías similares descritas en la Sección 7.
Información de terceros
Podemos recibir tu información desde plataformas de publicidad y captación con las que interactúas (por ejemplo, formularios de Meta o Google), desde socios referidores o desde registros públicos de empresas.
Datos de clientes que procesamos por cuenta de ellos
Cuando contratas a Hexa como proveedor de servicios, podemos acceder y procesar datos de tu empresa — incluidos tus leads, contactos, registros de CRM y cuentas publicitarias — únicamente para prestar los Servicios contratados. En ese contexto actuamos como proveedor o encargado del tratamiento: los datos siguen siendo tuyos, no los usamos para nuestro propio marketing y no los vendemos. Su manejo se rige por tu contrato de servicio y por esta Política.
2. Cómo Usamos tu Información
- Responder tu solicitud y preparar tu diagnóstico o propuesta
- Agendar, confirmar y recordarte llamadas y reuniones
- Entregar, operar y dar soporte a los Servicios contratados
- Enviarte mensajes administrativos y transaccionales sobre tu cuenta, campañas, reportes y facturas
- Enviarte mensajes de marketing cuando hayas dado tu consentimiento por separado
- Procesar contratos, facturas y pagos
- Mejorar el Sitio, los Servicios y la experiencia de cliente
- Cumplir obligaciones legales, tributarias y contables
- Detectar, prevenir y atender fraude, abuso o incidentes de seguridad
3. Mensajes de Texto (SMS) e Información Móvil
Esta sección aplica específicamente a los mensajes de texto (SMS y MMS) enviados hacia o desde Hexa Strategies.
Consentimiento y opt-in
Solo enviamos mensajes de texto a personas que dieron su consentimiento expreso. Puedes darlo así:
- Marcando la casilla de consentimiento SMS en un formulario de nuestro Sitio
- Entregando tu número móvil y aceptando ser contactado por texto al pedir un diagnóstico
- Escribiéndonos primero a nuestro número de mensajería publicado
- Dando consentimiento verbal o escrito a un miembro de nuestro equipo
El consentimiento para recibir mensajes de texto no es condición para comprar ningún producto o servicio. El consentimiento transaccional y el promocional se recogen por separado: aceptar mensajes de cita y cuenta no te inscribe en mensajes de marketing.
Tipos de mensajes que puedes recibir
- Confirmación y seguimiento del diagnóstico o información que solicitaste
- Agendamiento, confirmaciones, recordatorios y reprogramación de citas
- Pasos de onboarding e información que necesitamos de ti
- Actualizaciones de campañas, reportes y estado de cuenta
- Avisos de facturación y pago
- Respuestas de soporte
- Ofertas y novedades — solo si diste consentimiento por separado para marketing
Frecuencia de mensajes
La frecuencia varía según tu etapa en nuestro proceso y la frecuencia con la que interactúas con nosotros. Pueden enviarse mensajes recurrentes.
Costos de mensaje y datos
Pueden aplicar tarifas de mensajes y datos. Consulta con tu operador móvil los detalles de tu plan.
Cómo darte de baja (STOP)
Puedes cancelar los mensajes de texto en cualquier momento respondiendo STOP a cualquier mensaje que recibas de nosotros. Después de enviar STOP te enviaremos un último mensaje confirmando la baja y no recibirás más mensajes de texto nuestros. Si cambias de opinión, puedes volver a inscribirte de la misma forma que lo hiciste la primera vez.
Cómo pedir ayuda (HELP)
Responde HELP a cualquier mensaje para recibir asistencia, o contáctanos en sales@hexastrategies.com o al +1 (877) 565-4911.
Responsabilidad de los operadores
Los operadores móviles no son responsables por mensajes demorados o no entregados.
Edad mínima
Debes tener al menos 18 años para inscribirte en nuestro programa de mensajería. Al inscribirte declaras que tienes 18 años o más y que eres el titular del número móvil que proporcionas o estás autorizado para usarlo. Si tu número cambia o se reasigna, avísanos lo antes posible.
Política estricta de no compartir datos móviles
Ninguna información móvil será compartida con terceros ni afiliados con fines de marketing o promocionales. Se permite compartir información con subcontratistas y proveedores que prestan servicios de apoyo por cuenta nuestra — como atención al cliente, agendamiento y plataformas de mensajería — únicamente para operar nuestro programa de mensajería.
Todas las categorías descritas en esta Política excluyen los datos de opt-in y consentimiento del originador de mensajes de texto; esa información no será compartida con ningún tercero.
No vendemos, alquilamos ni cedemos tu número móvil ni tu consentimiento SMS a nadie.
4. Mensajería por WhatsApp
Cuando esté disponible, podemos comunicarnos contigo por WhatsApp Business. Solo enviamos mensajes de WhatsApp a personas que dieron su consentimiento o que iniciaron una conversación con nosotros.
- Puedes darte de baja en cualquier momento respondiendo STOP, bloqueando nuestro número en WhatsApp o pidiéndonos por escrito que dejemos de escribirte.
- WhatsApp es operado por Meta Platforms, Inc. Tu uso de WhatsApp también está sujeto a los términos y la política de privacidad de WhatsApp.
- Los compromisos de no compartir de la Sección 3 aplican igualmente a los datos de opt-in y consentimiento de WhatsApp.
5. Con Quién Compartimos tu Información
No vendemos ni alquilamos tu información personal. Solo la compartimos en estos casos limitados:
- Proveedores de servicio: Plataformas que ejecutan funciones por cuenta nuestra — CRM y mensajería, herramientas de agendamiento, analítica, hosting y procesadores de pago. Solo pueden usar tu información para prestarnos servicios.
- Plataformas publicitarias: Cuando ya eres un contacto nuestro y la ley lo permite, podemos usar herramientas de plataforma para medir y mejorar nuestra propia publicidad. Nunca les entregamos tus datos de opt-in ni tu consentimiento de SMS o WhatsApp.
- Asesores profesionales: Contadores, abogados y aseguradoras, cuando sea razonablemente necesario.
- Obligaciones legales: Cuando lo exija la ley, una citación, orden judicial o requerimiento gubernamental, o para proteger nuestros derechos, propiedad o seguridad, o los de nuestros clientes o el público.
- Transferencias empresariales: En el marco de una fusión, adquisición, financiamiento o venta total o parcial del negocio, sujeto a las protecciones de esta Política.
En todos los casos, este intercambio excluye los datos de opt-in y consentimiento del originador de mensajes de texto, que nunca se comparten con terceros para fines de marketing o promoción.
6. Comunicaciones Automatizadas e Inteligencia Artificial
Usamos sistemas automatizados, incluidos agentes de IA por chat, SMS y voz, para responder consultas, calificar solicitudes y agendar citas. Las llamadas pueden ser grabadas o transcritas con fines de calidad y registro cuando la ley lo permite, y serás notificado cuando corresponda. Puedes pedir hablar con una persona en cualquier momento y solicitar revisión humana de cualquier decisión automatizada que afecte materialmente tu cuenta.
7. Cookies, Analítica y Publicidad
Usamos cookies y tecnologías similares para operar el Sitio, recordar preferencias y medir el rendimiento del Sitio y de la publicidad. Usamos Google Tag Manager y Google Analytics, y podemos usar herramientas de medición publicitaria de Meta y Google. La mayoría de los navegadores permiten rechazar o borrar cookies desde su configuración; si las deshabilitas, algunas partes del Sitio pueden no funcionar bien.
8. Retención de Datos
Conservamos tu información personal solo el tiempo necesario para los fines descritos en esta Política, incluido atender tu cuenta y cumplir obligaciones legales, tributarias y contables. Cuando ya no exista una necesidad legítima de negocio, la eliminamos o anonimizamos. Los registros de solicitudes de baja se conservan el tiempo necesario para respetarlas.
9. Seguridad de los Datos
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables diseñadas para proteger la información personal contra acceso, divulgación, alteración y destrucción no autorizados. Sin embargo, ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro y no podemos garantizar seguridad absoluta.
10. Privacidad de Menores
El Sitio y los Servicios están dirigidos a dueños de negocio y adultos. No recopilamos conscientemente información personal de menores de 18 años. Si detectamos que lo hicimos, la eliminaremos de inmediato.
11. Tus Derechos de Privacidad
Vivas donde vivas, puedes:
- Solicitar acceso a la información personal que tenemos sobre ti
- Solicitar la corrección de información inexacta
- Solicitar la eliminación de tu información personal, sujeto a requisitos legales y contractuales de retención
- Solicitar una copia portable de la información que nos entregaste
- Retirar tu consentimiento a emails de marketing, SMS o WhatsApp en cualquier momento
- Oponerte al perfilamiento o a la publicidad dirigida basada en tus datos personales
Hexa Strategies tiene su sede en la Mancomunidad de Virginia. Los residentes de Virginia tienen estos derechos bajo la Virginia Consumer Data Protection Act (VCDPA), y los residentes de otros estados pueden tener derechos equivalentes bajo sus propias leyes. Extendemos estos derechos a todos nuestros clientes sin importar dónde vivan. No vendemos datos personales.
Para ejercer un derecho, contáctanos con los datos de la Sección 14. Verificaremos tu identidad antes de responder y lo haremos dentro del plazo que exija la ley aplicable. Si rechazamos tu solicitud, puedes apelar respondiendo a nuestra decisión; responderemos la apelación por escrito. No te discriminaremos por ejercer cualquier derecho de privacidad.
12. Señales "Do Not Track"
Algunos navegadores ofrecen la configuración "Do Not Track" (DNT). Dado que no existe un estándar uniforme de la industria para responder a estas señales, nuestro Sitio actualmente no responde a señales DNT.
13. Usuarios Internacionales
Operamos desde Estados Unidos y también trabajamos con clientes y socios en Latinoamérica. Si nos contactas desde fuera de Estados Unidos, entiendes que tu información será transferida, almacenada y procesada en Estados Unidos, donde las leyes de privacidad pueden diferir de las de tu país.
14. Cómo Contactarnos
Para preguntas sobre esta Política, para ejercer un derecho de privacidad o para cambiar tus preferencias de comunicación:
15. Cambios a esta Política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. La versión actualizada mostrará una nueva fecha de "Última actualización" y entra en vigor apenas se publica. Cuando la ley lo exija, te notificaremos los cambios materiales.
